結婚式場予約のベストタイミング！会場都合とゲスト都合の理想的な折衷案とは？
結婚式を控えたお二人の間で、最も頭を悩ませるポイントの一つが「結婚式場の予約はいつ頃にするのがベストなのか？」ということではないでしょうか。
理想の会場を見つけ、大切なゲストに心から祝福してもらうためには、会場側の都合とゲスト側の都合、両方を考慮した賢い予約時期の選定が不可欠です。
早すぎても、遅すぎても、残念な結果を招きかねません。
この記事では、会場都合とゲスト都合のバランスを取りながら、あなたにとって最良の結婚式場予約時期を見つけるための具体的なアドバイスと、知っておきたい一次情報をお届けします。
会場予約は早ければ早いほど良い？会場側の事情と人気シーズンの影響
結婚式場の予約は、一般的に「早ければ早いほど良い」と言われます。
その背景には、会場側の事情や人気のシーズンの影響が大きく関わっています。
特に、希望する時期や曜日、時間帯にこだわりがある場合は、早期の予約が必須となるでしょう。
結婚式場は、年間を通して多くのカップルが利用するため、人気のシーズンや週末はあっという間に埋まってしまいます。
例えば、春の桜の季節や秋の紅葉シーズン、そして年末年始などは、特に予約が集中しやすい時期です。
これらの時期に結婚式を挙げたいと考えているのであれば、結婚式の1年～1年半前には会場探しを始め、早めに仮予約や本予約を済ませることを強くお勧めします。
会場側も、早期予約をしてくれるカップルに対しては、特典を設けたり、優先的に希望の日程を確保したりする場合があります。
また、会場によっては、特定の曜日や時間帯に割引プランを用意していることもあります。
例えば、平日のランチタイムや、比較的カジュアルな雰囲気でできるナイトウェディングなどは、週末のゴールデンタイムよりも予約が取りやすい傾向にあります。
もし、日程にそこまで強いこだわりがないのであれば、会場側の割引プランを賢く活用することで、費用を抑えつつ希望の会場を確保できる可能性も高まります。
さらに、会場の設備やサービスにも目を向けてみましょう。
例えば、ガーデン付きの会場でデザートビュッフェを行いたい、オープンキッチンでシェフのパフォーマンスを見せたい、といった具体的な演出を考えている場合、その設備が利用できるかどうかも確認が必要です。
人気の会場では、これらの特別な設備や演出を伴うプランも早期に埋まってしまうことがあります。
私たちが過去に担当させていただいたカップルの中には、お二人がどうしても「紅葉の時期に、ガーデンでデザートビュッフェをしたい」という強い希望をお持ちでした。
そのために、結婚式の1年3ヶ月前から会場探しを開始し、最終的に希望通りの会場と日程を確保することができました。
もし、もう少し遅れていたら、希望する時期の週末はすべて埋まってしまい、妥協せざるを得なかったかもしれません。
このように、具体的なイメージや希望を明確に持ち、それに見合った会場を、余裕を持って探し始めることが、後悔しない会場選びの鍵となります。
ゲストの都合も大切！招待客の予定を考慮した予約時期の選び方
会場側の都合だけでなく、結婚式に招待するゲストの都合も、予約時期を決定する上で非常に重要な要素です。
特に、遠方からのゲストや、小さなお子様連れのゲスト、仕事の都合で休みを取りにくいゲストがいらっしゃる場合は、早期に結婚式の日程を伝えることで、ゲストは予定を調整しやすくなります。
まず、ゲストへの招待状を送る時期を逆算して、会場予約のタイミングを考えることが大切です。
一般的に、結婚式の招待状は、結婚式の1ヶ月～2ヶ月前までに送付するのがマナーとされています。
しかし、遠方からのゲストが多い場合や、特別な事情があるゲストが多い場合は、より早い段階で、例えば結婚式の半年～1年前には、お二人が結婚式を挙げる予定であることを伝えておくと、ゲストは安心して予定を組むことができます。
これを「内々（うちうち）の連絡」と呼ぶこともあります。
内々で日程を伝えておくことで、ゲストは「この時期に結婚式があるらしい」という情報を事前に把握し、仕事の休暇申請や、交通手段・宿泊施設の手配などを早めに進めることができます。
特に、ゴールデンウィークやお盆、年末年始など、一般的に旅行や帰省の予約が取りにくい時期と重なる場合は、この早期連絡が非常に有効です。
また、ゲストの年齢層やライフスタイルも考慮しましょう。
例えば、小さなお子様がいるゲストの場合、学校行事や長期休暇と重ならないように配慮が必要です。
また、年配のゲストが多い場合は、真夏の猛暑や、冬の寒さが厳しい時期を避けるといった配慮も喜ばれるでしょう。
私たちも、あるカップルの結婚式を担当させていただいた際、新婦のご両親が海外にお住まいでした。
そのため、お二人は結婚式の1年2ヶ月前に会場を決定し、すぐに海外のご両親へ結婚式の日程を伝えました。
そのおかげで、ご両親は早めに航空券や宿泊施設を手配することができ、安心して結婚式に出席していただくことができました。
このように、ゲストにとっての「都合の良い時期」を最大限に考慮し、早めに情報共有を行うことが、ゲストへの感謝の気持ちを示すことにも繋がります。
会場都合とゲスト都合の折衷案：後悔しない予約時期を見つけるためのヒント
会場側の都合とゲスト側の都合、この二つを両立させることは、決して容易ではありません。
しかし、いくつかのポイントを押さえることで、お二人にとっても、ゲストにとっても、そして会場にとっても、満足度の高い予約時期を見つけることができます。
まず、お二人の「譲れない条件」と「妥協できる条件」を明確にすることが重要です。
例えば、「どうしてもこの季節に結婚式を挙げたい」という強い希望があるのか、それとも「特定の会場で、できるだけ費用を抑えたい」という希望なのか。
あるいは、「ゲストに負担をかけたくないので、アクセスの良い場所で」といった希望があるのか。
これらの条件を整理することで、会場選びの優先順位が明確になります。
そして、会場の担当者と密にコミュニケーションを取ることをお勧めします。
会場の担当者は、その会場の空き状況や、過去の予約状況、人気の時期などを熟知しています。
お二人の希望を伝え、相談することで、意外なほど良い提案をしてくれることがあります。
例えば、「この時期は人気で埋まりやすいですが、もし〇〇曜日であれば、まだ空きがございます」といった情報や、「この時期は少し落ち着きますので、特別プランをご用意できます」といった提案は、会場側ならではの貴重な情報です。
また、「時期」だけでなく「曜日」や「時間帯」にも柔軟性を持つことで、選択肢が大きく広がります。
例えば、週末の披露宴は難しくても、平日のランチタイムの披露宴であれば、ゲストも参加しやすいかもしれません。
あるいは、ナイトウェディングであれば、ロマンチックな雰囲気で、よりアットホームな結婚式が叶う可能性もあります。
さらに、「二次会」や「前泊・後泊」などのゲストの負担を軽減する工夫も、予約時期の検討材料になります。
例えば、遠方からのゲストのために、会場近くのホテルを事前に手配しておく、あるいは、結婚式当日の午前中にゲストが到着できるように、前泊を促すといった配慮は、ゲストの満足度を大きく向上させます。
私が以前担当したカップルは、お二人が「ゲストにゆっくり楽しんでほしい」という思いから、あえて、結婚式の1年前に、秋の平日を選んで結婚式を挙げました。
その結果、会場は比較的予約が取りやすく、ゲストも仕事の休みを取りやすい時期だったため、多くの方から「ゆっくりと結婚式を楽しめた」と好評でした。
この経験から、「ゲストへの感謝の気持ち」を最優先に考え、そのための最適な時期を、会場側と相談しながら見つけることが、結果として、お二人にとっても、ゲストにとっても、最高の結婚式に繋がるのだと実感しています。
まとめ
結婚式場予約のベストタイミングは、会場側の都合とゲスト側の都合、双方のバランスを考慮して決定することが重要です。
会場側の事情としては、人気のシーズンや週末は早期に埋まりやすいため、希望があれば1年～1年半前からの会場探しをお勧めします。
一方、ゲストの都合としては、遠方からのゲストや、仕事の都合があるゲストのために、早めに日程を内々で伝え、予定を調整してもらうことが大切です。
お二人の「譲れない条件」と「妥協できる条件」を明確にし、会場の担当者と密にコミュニケーションを取りながら、柔軟な視点で時期、曜日、時間帯を検討することで、後悔のない結婚式場予約が可能になります。
ゲストへの感謝の気持ちを忘れずに、お二人にとって、そしてゲストにとっても最高の結婚式となるよう、賢く予約時期を見極めてください。
